World-Café – trendiges Buzzwort oder genial einfaches Konzept?

Konferenz mit TischgruppenIn Gesprächen zur Ideenfindung mit unseren Kunden, die gerade eine Großgruppenveranstaltung planen, stellen wir fest, dass „World-Café“ vielen Eventmanagern und Veranstaltern zwar ein Begriff ist, viele Aspekte aber noch im Verborgenen liegen. Während sich Organisationsentwickler und systemische Berater schon seit Ende der 1980er Jahren mit Großgruppen beschäftigen, entdecken Eventler auf der Suche nach partizipativen Formaten erst seit wenigen Jahren die Mehrwerte, die ein Format wie das World-Café mit sich bringen kann – vorausgesetzt man macht alles richtig! Weil die Effizienz des Formats sehr stark von Digitalisierung profitiert, nehmen wir das zum Anlass, im Folgenden Einsatzbereiche, Ablauf und  Prinzipien eines World-Cafés kurz vorzustellen.

Was ist ein World-Café?

Im Kern handelt es sich bei einem World-Café, wie auch beispielsweise der Open Space Technology oder dem Future Search Modell der Zukunftskonferenz, um eine Großgruppenintervention. In der systemischen Beratung spricht man auch von Organisationskonferenzformaten. Diese zielen darauf ab, das Teilnehmerwissen zu aktivieren, über einen Zeitraum von meist wenigen Stunden zusammenzuführen und hierdurch zu einer unmittelbaren Veränderung individuellen Verhaltens oder ganzer Organisationen beizutragen.

Ein World-Café bietet  sich an, wenn es darum geht, in ein bis drei Stunden eine gemeinsame Arbeitsgrundlage zu bilden. Zum Beispiel in einem KickOff, für eine gemeinsame Strategieentwicklung oder für den Einstieg in die Erarbeitung von Handlungsplänen. Der Kern des Formats ist die Vernetzung von Kleingruppendialogen, deren Ergebnisse sich in den anschließenden Großgruppendialog einbinden lassen. Digitalisierung eines World Cafés mittels teambits:interactive verbessert dabei die Ergebnisproduktion, ihre Auswertung und Nachnutzung.

Das Format forciert den Wechsel zwischen Plenar- und Gruppenarbeitsphasen. Dahinter steht der Gedanke, dass gerade die angehme Gesprächsatmosphäre einer kleineren Gruppe dem Teilnehmer hilft, Hemmnisse abzubauen und sich ungezwungen am Gespräch zu beteiligen.

Ablauf eines World-Cafés

  1. Vorbereitende Kommunikation an die Teilnehmer im Vorfeld der Veranstaltung
  2. Einleitende Formulierung zu Sinn und Zweck des World-Cafés
  3. Einteilung der Teilnehmer in Tischgruppen mit 4 – 6 Teilnehmern
  4. An den Tischen  empfangen Tischgastgeber (der sogenannte Host) erste Teilnehmergruppen an ihren Tischen und erklären die „Gesprächsregeln“
  5. Die Teilnehmergruppen wandern dann im Anschluss ihrer 30 minütigen Tischdiskussion an einen nächsten Tisch
  6. Die Hosts begrüssen die neuen Tischgäste und geben zusammengefasst die Ergebnisse der vorherigen Gruppe wieder
  7. Insgesamt gibt es in der Regel 3 Runden
  8. Die Ergebnisse jedes Tisches werden zentral zusammengeführt und dann
  9. abschließend der Großgruppe vorgestellt.

Dieser einfache Ablauf wirkt förderlich auf Lösungsfindungprozesse bei komplexen Problemstellungen. Deshalb erfreut er sich in Veränderungsprozessen und auf der Suche nach disruptiven Innovationspotentialen stetig steigender Beliebtheit.

Der entscheidende Pluspunkt: Der Veranstalter ist in der Lage, das gesammelte Wissen der involvierten Personen zu aktivieren und abzufragen. Im Rahmen einer Veranstaltung kann also das realisiert werden, was in einem traditionellen Beratungsprozess mehrere Monate in Anspruch nehmen würde. Digitalisierung mit teambits:interactive bringt dabei eine nochmalige Effizienzsteigerung mit sich, weil Auf- und Nachbereitungsaufwände bereits während oder kurz nach der laufenden Veranstaltung geleistet und qualitativ erheblich verbessert werden können.

Grundprinzipien eines digitalisierten World-Cafés?

  • Den Sinn und Ablauf des World-Cafés klar kommunizieren. Um ein World-Café wirklich erfolgreich durchführen und abschließen zu können, greifen webbasierte Vorfeldmaßnahmen und interaktive Event-Durchführung mittels teambits:interactive ineinander.
  • Gestaltung einer angenehmen Kaffeehausatmosphäre. Sie begünstigt Kreativität. Neben Gedecken mit Blumen und Getränken ist auch das eigene Smartphone Teil der Ungezwungenheit.
  • Das Fragendesign muss relevant sein. Mit teambits:interactive wird es hierzu lösungsfokussiert gestaltet.
  • Zum aktiven Mitgestalten motivieren. Dies ist für den Erfolg eines World-Cafés zentral. Dank der teambits:interactive bleibt das Aktivitätsniveau über den gesamten Ablaufzeitrahmen auf einem gleichmäßig hohen Niveau.
  • Heterogene Gruppen sind produktiver. Mittels teambits:interactive kann das Seating in den Tischgruppen gesteuert werden, um durch heterogene Gruppenzusammensetzungen auch wirklich alle Perspektiven einfangen zu können.
  • Der Tischgastgeber integriert die Gespräche an seinem Tisch entlang der Leitfragen und motiviert Teilnehmer, sich intensiv mit der jeweiligen Materie auseinanderzusetzen und sich aktiv am Tischdialog zu beteiligen. teambits:interactive bietet den Tischgastgebern die hierfür notwendige Infrastruktur, auf Leitfragen und Materialien zurückgreifen
  • Gemeinsame Ergebnisse sichtbar machen. Die Teilnehmer werden eingeladen, ihre Gedanken niederzuschreiben oder in Skizzen auf Papier darzustellen. Mit teambits:interactive werden diese Notizen zusammengetragen. Skizzen können als Bilder verarbeitet werden. Das erarbeitete Material wird im Anschluss allen Teilnehmern des World-Café gemeinsam präsentiert.

Literatur und weiterführende Links:

  • Brown, Juanita/Isaacs, David: The World Café. Shaping Our Futures Through Conversations That Matter, McGraw-Hill Professional 2005
  • Seliger, Ruth: Einführung in Großgruppen-Methoden, 2007
  • Scholz, Holger/Vesper, Roswitha/ Haussmann, Martin: Lernlandkarte Nr.2 – World Café, Neuland
  • World Café bei Wikipedia: https://de.wikipedia.org/wiki/World-Caf%C3%A9
  • World Café Community Foundation: http://www.theWorld-Café.com/

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