Wie funktionieren virtuelle Konferenzen? Crash-Kurs für Umplaner angesichts von Covid-19

Live-Kommunikation lenkt die Aufmerksamkeit auf die Bühnenshow oder das Exponat. Ein beträchtlicher Teil der Emotionen wurzelt jedoch tief im Erleben der eigenen Interaktion mit den Anderen im Raum. Der Andere, das kann der Performer auf der Bühne ebenso sein, wie der andere Teilnehmer. Der teambits-Werkzeugkasten für interaktive Teilnehmer-Beteiligung ist deshalb in hybriden und virtuellen Veranstaltungen ungleich wichtiger, als in Präsenzveranstaltungen.

Wie stellt man das besondere Erlebnis persönlicher Begegnung her, wenn man sich doch gar nicht mehr per persönlich begegnet? Etwa, weil #Coronavirus und #Covid-19 alle zwingt, zuhause zu bleiben? Allen Planern stellen sich jetzt sehr viele Fragen. Konzeptionell und vor allem auch technisch.

Kleinere Sachen gehen als Webkonferenz. Ab etwa 50 Teilnehmern liegt Videolivestreaming nahe. Das Live-Gefühl steht und fällt in beiden Fällen mit den Interaktionschancen, die sich dem Teilnehmer bieten. Webkonferenz-Lösungen bieten meist einen Chat. Livestreaming kommt üblicherweise ohne Rückkanal daher. teambits gibt für beide Varianten die entscheidenden Gestaltungsmittel an die Hand.

Webkonferenzen

Webkonferenzen funktionieren eher für kleine Publika. Meetings via Skype, Microsoft Teams, Zoom, WebEx, Adobe Connect, vitero und vielen anderen kennt jeder. Die gläserne Decke ist hier die maximal mögliche Anzahl an Teilnehmern. Für die Inszenierung ist zu klären, ob die Teilnehmer die jeweils anderen Teilnehmer bidirektional sehen und fallweise auch hören können sollen. Denn bereits ab mehr als 10 Teilnehmern werden Webkonferenzen bidirektional schwierig.

Video und Livestreaming

Schon vor Corona gab es ein paar Events ohne Publikum. Zum Beispiel im Pharmabereich oder auch in Corporate Events stark dezentral organisierter Unternehmen, die sich an ihre Führungskräfte oder Belegschaften in der Fläche richten. Die Location dient dabei nur noch als Studio. Das Bühnengeschehen ist eher klassisch: Key Notes, Vorträge, Gespräche oder Podiumsdiskussionen. Das Publikum ist irgendwo in der Welt. Vor Ort braucht man dafür in der Regel zwei Kameras, eine mobile Bildregie und eine Streamingeinheit, die das Videosignal encodiert und an einen Streamingserver sendet. Der Teilnehmer erhält einen Link zum Player, um sich den Stream anzusehen.

Webkonferenz und Livestreaming lässt sich auch bedingt kombinieren. Denn das offenkundige Problem der Webkonferenz ist die Bild- und Tonqualität. Besondere Bedeutung kommt hier deshalb der Kameratechnik und der Bildregie zu. Die Bildregie verschneidet das Videosignal der Folienpräsentation mit den verfügbaren Kamerabildern, um dem Zuschauer Dynamik zu bieten. Alternativ ist es möglich, die Folienpräsentation im Player parallel zum gestreamten Bild des Referenten zu zeigen. Später dazu mehr.

Interaktivität

Die Herausforderung der virtuellen und auch der hybriden Veranstaltung ist, das aus der Entfernung zugeschaltete Publikum bei der Stange zu halten. Wer vor Ort im Live-Event sitzt, kann nicht so leicht weg. Bei Langeweile freut sich der Teilnehmer eben auf die Pause oder führt ein Flüstergespräch mit dem Mann oder der Frau neben ihm. Prima Networking eben, nur eben gefährlich in Sachen Tröpfcheninfektion. Bei virtuellen Events hingegen muss die Aufmerksamkeit des Publikums ständig neu gewonnen werden. Wie beim Fernsehen kann der Teilnehmer nämlich umschalten. Das ist ein Grund, warum es bereits seit dem Aufkommen der Möglichkeit von Onlinekonferenzen Anfang der 2000er Jahre auch das Phänomen der „Onlinemoderation“ gibt.

Q&A, Kollaboration, Chat, Social Wall, uvm.

teambits bietet am Markt für Moderation und inszenierte Interaktivität die weitreichensten Möglichkeiten. Der Moderator bindet mit teambits den Zuschauer in das aktive Geschehen auf der Live-Bühne ein. Zum Beispiel greift der Moderator live die Fragen eines einzelnen Zuschauers auf, behält jedoch stets die Kontrolle über den Inhalt. Da der Dialog mit dem Publikum nicht über das Saalmikrofon geschieht, ist die Zahl und Qualität der Wortbeiträge aus dem Publikum beträchtlich besser.

Oder der Moderator involviert den Zuschauer in einen inhaltlichen Arbeitsprozess, in dem der Teilnehmer Probleme beschreiben, Lösungen formulieren und Präferenzen zeigen muss. Digitale Moderation eben. Um das Erlebnis der persönlichen Begegnung im Flüstergespräch zu ermöglichen, bietet teambits zusätzlich eine Reihe unterschiedlicher Chat-Funktionen an. Das „Social Module“ beinhaltet hierfür die am weitesten reichenden Funktionen. Wahlweise im 1:1-Chat oder auf der „Social Wall“ können Teilnehmer posten, kommentieren und Posts sowie Kommentare liken. Auch der Upload von Bildern ist möglich.

Videoteam und Technik vor Ort

Das Videoteam für ein Livestream besteht in der Regel mindestens aus jemandem, der die Kameras bedient und jemandem, der die Bildsignale und den Ton live schneidet und an den Server sendet. Die dafür vor Ort notwendige Internet-Bandbreite hängt von der Qualität der Übertragung ab. Wenn der Veranstaltungsort es von sich aus nicht hergibt, kommt typischerweise ein LTE-Modem mit Kanalbündelung zum Einsatz.

Niedrigschwelliger Zugang für Teilnehmer

Teilnehmer in traditionellen Webkonferenzen nutzen teambits parallel zum Videokonferenzfenster. Entweder in einem weiteren Browserfenster oder parallel auf ihrem Smartphone. Kommen mehrere Leute in einem Meetingraum zusammen, um sich gemeinsam die Übertragung anzusehen, nutzen die Teilnehmer typischerweise jeweils eigene Smartphones, Tablets oder Notebooks, um genauso wie auch die Teilnehmer vor Ort mit zu arbeiten.

Eine Alternative zum paralleln Öffnen von Player und Interaktionsfläche ist die vollständige Einbettung des Streaming-Players in die teambits Interaktionsfläche. In diesem Fall nutzen Teilnehmer nur den teambits WebApp-Link. Der Stream wird dann dort angezeigt. Ein Vorteil: Dieser Link ist nicht nur einfach zugänglich, sondern auch besser schützbar. Zum Beispiel, wenn die Exklusivität oder Nicht-Öffentlichkeit des Events durch Teilnahmebeschränkungen, Passwörter und dergleichen geschützt werden soll.

In diese Fall übernimmt teambits das Videosignal per RTMP-Protokoll am Streaming-Server in der teambits-Cloud. Wird das Videosignal bereits direkt als Videostream per HLS bereitgestellt, können wir diesen ebenfalls in unsere Event-App einbinden. Die seitens des Teilnehmer benötigte Bandbreite hängt dann stark von der gewünschten Qualität und Auflösung ab. Zwischen 1MBit/s und 3Mbit/s sollte pro Teilnehmer veranschlagt werden.

Live-Events und virtuelle Events sind komplementär

Wir behaupten nicht, einen Livestream zu schauen oder an einer Webkonferenz teilzunehmen könnte ein Live-Event ersetzen. Es gibt aber Spielräume. Live-Kommunikation lenkt die Aufmerksamkeit auf die Bühnenshow oder das Exponat. Dennoch wurzelt ein beträchtlicher Teil der Emotionen tief im Erleben der eigenen Interaktion mit den Anderen im Raum. Interaktionen, die durch teambits möglich werden, eröffnen Planern eben jene Spielräume, Erlebnisse der Live-Kommunikation auch im virtuellen Raum zu ermöglichen. Werkzeuge wie teambits, mit denen Interaktion hergestellt werden kann, sind deshalb in hybriden und virtuellen Veranstaltungen ungleich wichtiger, als in Präsenzveranstaltungen.