Virtuelle Meetings und Online Events mit teambits interaktiv gestalten

Live-Events weichen angesichts der rapiden Ausbreitung des COVID-19 einem Format, das Menschen statt dessen online zusammenbringt: Virtuelle Veranstaltungen. Mit teambits beteiligen Sie in Ihrem digitalen Format Teilnehmer*innen live.

Weltweit werden zurzeit Events abgesagt und Mitarbeiter*innen ins Home Office geschickt. Eventplaner*innen und Gruppenleiter*innen suchen nach den besten Möglichkeiten, ihre Konferenz oder ihr Meeting von analog auf digital umzustellen. Vielleicht auch Sie? Denn Sie wissen: Schnelle und effektive Kommunikation untereinander und Abstimmungen gehören zu den wichtigsten Aufgaben im Unternehmen. Das gilt ebenso, oder insbesondere dann, wenn Ihre Mitarbeiter*innen nicht am selben Arbeitsplatz zusammenkommen.

Hier beschreiben wir in drei Kapiteln alles, was Sie wissen müssen, um Ihr virtuelles Meeting mit teambits interaktiv zu gestalten.

Erstens: Wie Teilnehmer*innen teambits in virtuellen Meetings nutzen

Besprechungen im virtuellen Raum führen Sie im Unternehmen wahrscheinlich schon. Aus aktuellem Anlass. Aber auch, weil der moderne Arbeitsplatz zumindest zeitweise überall sein kann und die Digitalisierung der Kommunikation im Unternehmen dafür viele Optionen bietet.

Mit teambits beziehen Sie Ihre Teilnehmer*innen in wenigen einfachen Schritten ein – lassen Sie sie interaktiv in Ihrem virtuellen Meeting mitwirken.

1. Öffnen Sie die Meeting-App

Klassische Lösungen für virtuelle Meetings in Unternehmen sind GoToMeeting oder GoTo Webinar, Zoom, WebEx, Adobe Connect, Google Meet, Microsoft Skype for Business und Microsoft Teams, join.me und Circuit. Wählen Sie den Anbieter, der für Ihre Zwecke am besten passt und in Ihrem Unternehmen bekannt ist.

2. teambits via Link oder QR-Code aufrufen

Genau wie während eines Live-Events, rufen Ihre Teilnehmer*innen per QR-Code oder Web-Link die teambits Interaktions-Fläche auf. Dazu brauchen sie nur die eigenen Smartphones oder Tablets. Ihre Teilnehmer*innen erhalten den Link zu teambits über die Chat-Sidebar. Sie selbst sehen die Interaktions-Fläche, die so genannte "Teilnehmer-Ansicht", in Ihrer Übersicht in teambits. Ihre Fragen und Aufforderungen an die Teilnehmer*innen erscheinen hier – der Dialog im virtuellen Arbeitsraum kann beginnen.

Via Link können Teilnehmer*innen schon vorab Fragen stellen, die Sie für die Vorbereitung des Online-Meetings nutzen können.

3. Integration von teambits in Ihre Website

Wird Ihr Event von der Website oder einer Landing Page gestreamt, können Sie teambits in Ihre Website integrieren. Dort wird die so genannte Präsentations-Ansicht erscheinen: Die Präsentation, die Sie in einem analogen Event auf der Bühne zeigen würden. Die Teilnehmer*innen setzen ein weiteres Device oder ein weiteres Browser-Fenster für die Interaktion über teambits ein. Den Link zur Interaktions-Fläche versenden Sie vorab oder platzieren auf der Website den QR-Code.

4. Streaming-Player direkt in teambits einbetten

Für wichtige Events, die rundum präsentativ sein sollen, bieten wir Ihnen an, den Streaming-Player direkt in die teambits Interaktions-Fläche einzubetten. Das bringt Ihren Teilnehmer*innen maximalen Komfort, ist optisch charmant und Sie haben die maximale Sicherheit.

Zweitens: Wie Moderator*innen teambits in virtuellen Events nutzen

Mit vielen tollen Features von teambits gestalten Sie Ihr virtuelles Team-Meeting jetzt interaktiv.

Ihre Teilnehmer*innen können online ihre Fragen stellen, an Abfragen teilnehmen und Fragebögen ausfüllen. So nutzen Sie die interaktiven Features, die teambits Ihnen bietet:

1. Mit teambits direkt auf dem Desktop arbeiten

Mit teambits behalten Sie Ihre Meetings gut organisiert im Griff. Öffnen Sie dazu teambits und erhalten Sie im Meeting Control Center eine Übersicht Ihrer angelegten Meetings. Verwalten und ergänzen Sie die Meetings von hier aus.

Für mehr Details zum Thema Meetings einrichten, sehen Sie hier:

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2. Interaktionen erstellen

Anschließend führen Sie Ihr in teambits angelegtes Meeting durch. Sie haben dabei tolle Möglichkeiten, interaktiv zu moderieren: Q&A Sessions, Fragebogen,

Abfragen, Sammeln, Clustern, Priorisieren, Bewerten, Stimmungsbilder. Wie das genau klappt und welche Methode wann die richtige ist, lesen Sie hier.

In teambits Interaktionen anlegen und einsetzen:

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Auch satzungskonforme Abstimmungen sind mit teambits möglich!

Weil Menschen nicht immer alles mit jeder und jedem teilen möchten, gibt es auch ein Feature für Flüstergespräche, für persönliche Chats und eine Social Wall.
Mehr über das Feature „Mitteilung“ lesen Sie hier: Das neue Mitteilungswerkzeug

Drittens: Zehn Tipps für Interaktion in Ihrem virtuellen Event

Ob Konferenz oder Team-Meeting – es gilt, das Publikum zu fesseln. Auch im virtuellen Raum. Wir haben einige Tipps für Sie, anhand derer Sie spielend mehr Interaktion erreichen:

1. Machen Sie Pausen. Denn da Ihr Publikum online zusammen kommt, kann es zu Verzögerungen kommen. So erhalten alle die Gelegenheit, ihre Fragen zu stellen.

2. Ermuntern Sie Fragen und Anmerkungen dadurch, dass Sie eine konkrete Aufforderung mit Zeitlimit stellen: „Nehmen Sie sich jetzt alle eine halbe Minute Zeit, Ihre Frage zu formulieren.“.

3. Nutzen Sie die arbeitsteilige Moderation und lassen Sie eine Assistenz die eingereichten Fragen überprüfen.

4. Teilen Sie die eingereichten Fragen und Ergebnisse von Umfragen mit Ihren Teilnehmer*innen.

5. Nutzen Sie Abfragen häufiger als in Live-Events! Sie bringen Ihnen Feedback und beziehen auch die ein, die Fragen und Diskussion scheuen.

6. Setzen Sie gute Moderatoren ein, die Fragen zu stellen wissen, Abfragen klar anleiten und das Online-Publikum passend ansprechen.

7. Sprechen Sie Ihre Teilnehmenden wiederholt an und fordern Sie konkret zum Dialog auf.

8. Stellen Sie in größeren Events eine Ansprechperson für Problemlösung und technische Fragen bereit.

9. Lassen Sie sich etwas Abwechslungsreiches für die Pausen einfallen! Ein Crowdgame etwa kann ein nettes Gimmick sein:

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10. Referieren Sie Statistiken, Ergebnisse oder Berichte nicht nur, sondern moderieren Sie sie über ein Quiz.

Das war es schon! In diesen drei einfachen Schritten gestalten Sie Ihre virtuellen Meetings ab jetzt interaktiv.

 

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