Datenschutzkonform und auf deutschen Servern: teambits und das Videokonferenztool Yotribe

Seit Beginn der Coronakrise erhalten wir die gleiche Anfrage: Eine rein webbasierte virtuelle Konferenz mit Interaktion und Event App-Funktionen auf deutschen Servern. In einem einzigen Browserfenster, mit freiem Wechsel zwischen Plenarsituationen (ein*e Sprecher*in mit Präsentation) und Gruppenarbeitsphasen sowie ständigem Zugriff auf die Event App. Datenschutzkonform und sicher muss die Lösung eh sein.

Jetzt ist sie da: Die Kombination von Yotribe und teambits realisiert dieses Wunschkonzert.

Endlich: Die Lösung für alles in einem Browserfenster ist da!

teambits lässt sich in das Videokonferenztool Yotribe integrieren, so dass User alles auf einem Bildschirm haben: Ob Abstimmung oder Moderation per teambits, Videochats mit den anderen Teilnehmenden, Präsentation eines Referierenden, Anordnung der Räume als World Café, Fish Bowl oder andere Konferenz-Formate. Alle Funktionen öffnen sich im gleichen web-basierten Browserfenster. Sie laufen auf Servern in Deutschland nach geltender DSGVO.

Andere Videokonferenztools, die nicht browserbasiert sind, haben einen weiteren entscheidenden Nachteil, sobald mehr als 15 Teilnehmer*innen zusammenkommen: Dort können User nicht frei zwischen kleineren Gruppen pendeln. Das macht sie für User unübersichtlich, anstrengend und langweilig. Viele Tools haben auch keine Moderationswerkzeuge an Bord – oder sie sind schwer zu bedienen und kaum geeignet.

Ein „Begegnungsraum“ – Vor-Ort-Architektur für anschauliche virtuelle Events

teambits + yotribe

Stellen Sie sich vor, in Ihrem virtuellen Event bewegten sich alle Teilnehmer*innen ebenso frei wie vor Ort. Es gäbe einen Saal mit Präsentationen, einen Raum mit Stehtischen für die lockere Konversation mit anderen Gästen, einen Konferenzraum mit Tischen und Stühlen für eine Diskussion.

Besucher auf Konferenzen sind diese Architektur gewöhnt – und für Gewohntes sprechen viele Argumente. Ein großer Teil unserer Arbeitsfähigkeit und Effizienz hängt damit zusammen, ob wir gewohnten Abläufen folgen, die sie ermöglichen. Das gilt auch für virtuelle Events.

Genau dafür bietet Yotribe virtuelle Events mit dem Charakter von echten Orten. Anstatt einer statischen Ansicht von zig Videoaufnahmen aus den Wohnzimmern der Teilnehmer*innen, sehen User hier einen vom Gastgeber eingerichteten Raum. In diesem Raum kann er oder sie sich frei bewegen, auf andere zu um an deren Gespräch teilzunehmen, oder neue Gesprächsrunden bilden. Dazu ziehen User ihr Icon mit der Maus oder Cursortasten voran. Die Gesprächskreise sind grafisch markiert. Wird einer betreten, öffnet sich automatisch ein Videochat mit den anderen Teilnehmer*innen auf dem Bildschirm.

Virtuell unterwegs mit digitalem Abstimmungstool

Gastgeber richten den Meetingraum zunächst ein und vergeben – wenn gewünscht – ein Passwort für den Zutritt. Teilnehmer*innen betreten über die Raum-URL das Event und bewegen sich frei zwischen den anderen Teilnehmer*innen. Sie müssen keine App herunterladen, sondern arbeiten rein webbasiert.

Beginnt ein Vortrag, schaltet Yotribe um auf den Präsentationsmodus, hier „Broadcast“ genannt. Damit schließen sich die kleinen Videokonferenzgruppen und die referierende Person ist exklusiv für alle zu hören. Teilt diese eine Präsentation, kann sie dort die Ergebnisse einer mit teambits ausgeführten Umfrage zeigen.

Die teambits Teilnehmeransicht ist während des Events integriert. User können jederzeit Features von teambits nutzen, wie Mitteilungen, Fragen an die Gruppe, Umfragen mit Multiple Choice oder per Bild, Quizze und Moderationsmethoden wie Sammeln, Clustern und Priorisieren. Die Ergebnisse können sie mit allen Teilnehmenden oder mit denen im Gesprächskreis teilen. Selbst in der Minglingansicht, wenn die Teilnehmer*innen in einer Teilgruppe zusammenstehen, können sie ihren Bildschirm über eine Screensharing-Steuerung teilen. Eine Agenda kann der Gastgeber des Yotribe Raums in teambits ebenso hinterlegen wie Informationen zu Referent*innen.

DSGVOkonform auf deutschen Servern

Yotribe hat keinen Zugang zu Audio oder Video Daten, die über den Raum verarbeitet werden. Die Daten werden kurz übermittelt. Yotribe speichert sie aber nicht und Mitarbeiter*innen haben keinen Zugriff darauf. Persönliche Daten erfragt Yotribe erst gar nicht. Die Profilbilder, Namen und Chats speichert der Browser als Cookie um sie in einer weiteren Session erneut abrufen zu können.

Das macht Yotribe attraktiv für Unternehmen und Institutionen, die derzeit ihre Mitarbeiter*innen auf digitale Events einschwören, aber aus Datenschutzgründen keine App-basierte Lösung wünschen. Es herrschen nämlich zumeist restriktive IT-Bestimmungen, die die Installation von Software auf Desktops verhindern. Für Berufstätige im Homeoffice ist ein autorisierter URL-Adressraum wie der von Yotribe, eine gute Option um datenrechtskonform wie IT-sicher virtuelle Konferenzen abzuhalten.

In Kombination mit teambits, das in Yotribe eingebettet ist, bringt sie eine unschlagbar elegante und datenschutzsichere Möglichkeit für interaktive Videokonferenzen.

Wir beraten Sie gern zu Fragen und Wünschen für den Einsatz des Videokonferenztools Yotribe mit unserer Software. Bitte kontaktieren Sie uns!

Oder haben Sie weitere Fragen und möchten mit uns persönlich sprechen? Dann kontaktieren Sie uns bitte telefonisch unter +49 6151 3921987-0.