Satzungskonforme digitale Wahlen mit teambits

Es betrifft Aktiengesellschaften, Genossenschaften, GmbH, Vereine, Stiftungen und Wohnungseigentümergemeinschaften – kurzum alle Organisationsformen, in denen Mitglieder über das Geschehen der Organisation abstimmen dürfen.

Die Restriktionen zur Eindämmung des Coronavirus sind eine Herausforderung für kleine und große Organisationen. Zusammenkünfte sind auf wenige Personen gleichzeitig beschränkt: Eine große Gruppe an Mitgliedern, Entscheider*innen und Wähler*innen darf nicht real zusammenkommen. Da fällt die Wahl schwer – sie scheitert bereits an der Durchführung. Einen guten Ausweg bieten elektronische Abstimmungen.

Ganz sicher ein Zukunftsthema: Denn um die Beschluss- und Handlungsfähigkeit von Organisationen zu sichern, ist Vorsorge besser als Nachsorge. Dass in den nächsten Jahren aufgrund des Infektionsschutzes ebenso wie aufgrund ökologischer Überlegungen digitale oder hybride Veranstaltungen öfter eine Rolle spielen, ist gewiss.

Elektronische Abstimmsysteme für Versammlungen

Bislang kamen elektronische Abstimmungen hauptsächlich bei zentralen Veranstaltungen großer Organisationen zum Einsatz: Kapitalgesellschaften, Parteien, Gewerkschaften, Verbänden und Genossenschaften. Das Event-Management konnten die Hard- und Softwaresysteme für Wahlen teuer dazu buchen.

Elektronische Abstimmsysteme sind aktuell gefragt. teambits bietet eine leistungsfähige und preiswerte Software für satzungskonforme Wahlen und Abstimmungen. Auch mittleren und kleineren Verbänden, Stiftungen und Vereinen sowie untergeordneten Gliederungen eröffnet sich damit die Aussicht, ihre satzungskonformen Abstimmungen digital zu organisieren.

Die gesetzliche Bestimmung, dass Wahlversammlungen rein virtuell organisiert werden dürfen, ist nämlich neu. Diese Entwicklung ist den Maßnahmen zur Eindämmung der Verbreitung des Corona-Virus geschuldet.

Neue gesetzliche Grundlage für virtuelle Hauptversammlungen

Das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ vom 27. März 2020 formuliert die neuen rechtlichen Grundlagen für Hauptversammlungen.

Laut Artikel 2, Paragraph 1 des neuen Gesetzes kann der Vorstand von Aktiengesellschaften über die elektronische Teilnahme der Aktionäre sowie elektronische Stimmabgabe entscheiden. Das heißt: Die Versammlung kann neuerdings virtuell, ohne die physische Präsenz der Aktionäre, stattfinden.

Was das mit teambits zu tun hat: Die Aktionäre müssen in diesem Fall über elektronische Kommunikation ihr Stimmrecht ausüben können (§ 1 Abs. 2 S. 2). Außerdem muss ihnen „eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation“ eingeräumt werden (§ 1 Abs. 2 S. 3).

Für GmbH und Genossenschaften regeln entsprechend die Paragraphen 2 und 3, dass Gesellschafter oder Genossenschaften Beschlüsse in Textform oder durch schriftliche Stimmabgabe fassen dürfen.

Paragraph 5, Absatz 2, Satz 1 des Gesetzes besagt, dass Vorstände von Vereinen und Stiftungen ihren Mitgliedern ermöglichen können, ihre Mitgliederrechte elektronisch auszuüben. Sie müssen nicht mehr zwingend am Versammlungsort anwesend sein um teilzunehmen. Und zwar auch ohne Ermächtigung in der Satzung.

Das neue Gesetz erlaubt ebenfalls eine schriftliche Stimmabgabe noch vorab der Versammlung (§ 5 Abs. 2 S. 2).

Satzungskonform wählen mit teambits: Erfahrung und Kompetenz

Wir bei teambits sammeln seit Jahren Erfahrung mit elektronischen Wahlen auf Hauptversammlungen für Kapitalgesellschaften.

Satzungskonforme Abstimmungen setzen stets die Feststellung der Anwesenheit von Stimmberechtigten und der Beschlussfähigkeit voraus. Das ist eine erste große Herausforderung für die digitale Durchführung. Für Präsenzveranstaltungen bedeutet das, dass Anwesenheit und Stimmberechtigung am Einlass geprüft werden. Die Wahlunterlagen erhalten Wähler*innen anschließend mit einer Stimmberechtigungskarte.

In der virtuellen Versammlung prüfen wir die Anwesenheit ebenfalls – am Einlass zur Webkonferenz. Im digitalen Wahllokal arbeiten wir mit Stimmberechtigungscodes. Sie weisen die Teilnehmenden je digitalem Wahlgang aus. Ist der oder die Teilnehmer*in stimmberechtigt, darf er oder sie an den Wahlgängen mit der zuvor bestimmten Anzahl an Stimmen teilnehmen. Die Anzahl der Stimmen für jede*n Stimmberechtigte*n richtet sich nach der Wahlordnung der Organisation. Fehlt die Stimmberechtigung, registriert das System den Teilnehmenden mit Null Stimmen. So können Anwesenheitsberechtigte teilnehmen, die kein Stimmrecht besitzen.

Die Teilnehmer*innen melden sich per PIN, TAN, oder über andere individuelle Merkmale an. So identifiziert teambits die Teilnehmenden. Eine Mehrfachanmeldung an verschiedenen Geräten ist nicht möglich. Alle Teilnehmer*innen treffen eine Wahl am Bildschirm ihres Endgerätes. Zur Wahl stehen entweder Personen, Listen, oder Anträge, die teambits zur Abstimmung stellt.

Stimmen in der digitalen Wahlurne

Es gibt mehrere denkbare Abstimmungsmodi: Je nach Wahlordnung können Wähler*innen einen oder mehrere Kandidaten auswählen, eine Ja- oder Nein-Stimme abgeben, oder eine Enthaltung. Enthalten können sich Wähler*innen explizit durch Abgabe einer Enthaltung, oder implizit, indem sie bis zur Schließung des Wahlgangs nicht abstimmen. Wenn die Satzung dies so vorsieht, zählt eine Enthaltung als Zustimmung. Abstimmungen ersetzen in virtuellen Versammlungen gegebenenfalls Entscheidungen per Akklamation.

teambits schafft die technischen Bedingungen für eine reibungslose digitale Stimmabgabe der Stimmberechtigten. Das Ergebnis liegt der Wahlleitung praktisch sofort vor – ohne aufwändige Stimmzählung. Ungültige Stimmen sind technisch ausgeschlossen. Wenn es zulässig und erwünscht ist, präsentiert teambits den aktuellen Stand der Stimmabgabe während des Wahlvorgangs auf Vorschaumonitoren.

Die Wahlleitung oder die Wahlkommission prüft die Wahl und stellt das Ergebnis korrekt fest. Sie exportiert anschließend die Ergebnisse der Wahl und unterschreibt zur Dokumentation die Unterlagen.

Wahlgeheimnis und Prüfbarkeit der digitalen Wahl

Besonderes Augenmerk gilt bei der digitalen Wahl dem Wahlgeheimnis und der Prüfbarkeit der Wahl.

Das Wahlgeheimnis wahrt teambits, indem die Software eine Verknüpfung personenbezogener Daten und der Wahlentscheidung systemseitig ausschließt.

Enthält die Satzung die Vorgabe einer digitalen Wahlurne, bietet teambits das an. Eine digitale Wahlurne bewahrt die Daten zur Wahl nachprüfbar und revisionssicher auf.

Planen Sie Ihre digitale Wahl mit teambits

Sie planen in der nächsten Zeit Ihre Hauptversammlung online, auf der Sie eine Wahl durchführen wollen? Lassen Sie uns darüber sprechen. Wir beraten Sie gern über die Voraussetzungen und Möglichkeiten.
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