Panel-Diskussionen und Speed-Workshops in Großgruppen digital moderieren

Das Beispiel einer zweitägigen Führungskräftetagung eines internationalen Versicherungskonzerns – durchgeführt im Bundeshaus in Bonn – veranschaulicht die Vorteile digitaler Moderation. Das Unternehmen bringt auf einer zweitägigen, nicht-öffentlichen Tagung 240 seiner Führungskräfte zusammen.  Dabei  können alle Beteiligten den Inhalt der Veranstaltung mit dem eigenen Smartphone oder Tablet bereichern. Sie nehmen unmittelbar an einer Wertschöpfung Teil, da ihr personengebundenes Wissen im Veranstaltungsablauf produktiv wird. Teilnehmergenerierte Informationen werden in Echtzeit zusammengeführt und dokumentiert. Der Ablauf: Am ersten Tag werden die Teilnehmer als Diskutanten in einer Panel-Diskussion aktiviert. Am zweiten Tag werden die Ergebnisse des Vortags aufgegriffen, um in einem “Speed-Workshop” Ideen zu sammeln und zu vertiefen.

Tag 1: Panel-Diskussion

Am ersten Tag des Großgruppen-Events findet eine Panel-Diskussion statt. Teilnehmer nutzen ihr eigenes Smartphone, um in der Diskussion Rückfragen zu stellen und aktiv auf den inhaltlichen Verlauf der Veranstaltung Einfluss nehmen zu können. Die Führungskräfte geben ihre Fragen und Kommentare über eine in ihrem Browser geöffnete WebApp ein. In der Regie sichten Mitarbeiter der Veranstaltungsleitung das eingehende Material, fassen vielfach aufkommende Themen zusammen und leiten das zusammengestellte Material in Echtzeit an die Moderation des Panels weiter. Die Teilnehmer erleben, wie sie mit eigenen Beiträgen Ton und Richtung des Tages mitgestalten.

Tag 2: Speed-Workshop

Der Speed-Workshop am zweiten Tag profitiert von dem Erlebnis einer wertschätzenden Partizipation am Vortag. Der Workshop wird mit Ergebnissen aus der Panel-Diskussion eingeleitet. Im Zentrum des Workshops steht die am Vortag herausgearbeitete Frage „Wie kann ich den Gruppenverbund nutzen, um den Markterfolg meines Unternehmens und den der Gruppe zu steigern?“ Hierzu arbeiten die Teilnehmer an 40 Tischen mit je 6 Personen zusammen.

Jetzt sollen die Teilnehmer in ihrer Tischgruppe zu Ausgangsfragen des Vortags erste Ideen entwickeln. Danach wählt jede Tischgruppe die drei besten Ideen aus und erfasst sie auf einem Tablet-PC mit Touch-Display. Ein Redaktionsteam prüft die Ideen der 40 Tischgruppen und stellt diese anschließend allen Teilnehmern zur Abstimmung per Smartphone bereit. Im nächsten Schritt gehen die vier Ideen mit den meisten Stimmen in die nächste Runde. Hierfür bilden sich vier neue, entsprechend größere Gruppen, die jeweils zu einer der vier Ideen arbeiten.

Am Ende des Tages liegt automatisch eine vollständige Dokumentation aller eingebrachter, priorisierter und weitergehend ausgearbeiteter Ideen in digitaler Form vor. Die Teilnehmer haben durch den intensiven Austausch mit ihren Kollegen neue Eindrücke gewonnen, identifizieren sich mit ihren gemeinsam herausgearbeiteten Ergebnissen und kehren mit dem sicheren Gefühl der Wertschätzung ihres jeweils individuellen Beitrags in ihren Bereich zurück.

Technische Voraussetzungen

Die wichtigste Voraussetzung für digitale Moderation hat heute jeder Teilnehmer bei sich: Ein Smartphone. Eine Zumietung größerer Geräte kann sinnvoll sein, wenn die Zusammenarbeit über Fragen, Kommentare und Abstimmungen hinausgeht. Größere Displays erleichtern die Zusammenarbeit in der Gruppe.

Während Hardware heute kein Thema mehr ist, trennt noch immer die in der Veranstaltung eingesetzte Software die Spreu vom Weizen. Die bereitgestellte Software muss in der Lage sein, eventuelle Übertragungsfehler zu erkennen und zu beheben. Weil gerade die Moderation von kurzfristigen Änderungen des Verantaltungsablaufs geprägt ist, müssen Moderatorin und Regie mit Hilfe der Software flexibel auf spontane Veränderungen reagieren können.

Nur teambits:interactive bietet für solche frei geplanten Moderationsabläufe die notwendigen Tools, Teilnehmerbeiträge zusammen zu führen, im Verlauf des Veranstaltungsprozesses weiter zu verwenden und flexibel zu agieren.

teambits:interactive wird auf einem Server ausgeführt, der am Ort der Veranstaltung bereitgestellt werden kann. Hierdurch lässt sich die Geschlossenheit der Veranstaltung mit höchster Datensicherheit gewährleisten. Ist am Veranstaltungsort für alle Teilnehmer Internetkonnektivität verfügbar, ist auch eine veranstaltungsexklusive Bereitstellung in der Cloud oder On Premises möglich.

Vorteile digitaler Moderation auf einen Blick:

● Individuelle Partizipationsmöglichkeiten in einer Großgruppe
● Viele Teilnehmer-Beiträge lassen sich rasch bündeln und verdichten
● Meinungsbilder können ad hoc erstellt und dokumentiert werden
● Priorisierungen und Bewertungen zeitkostengünstig in großen Gruppen erarbeiten
● Mitarbeiter fühlen sich wahrgenommen und wertgeschätzt
● Wissen und Kompetenz jedes einzelnen Teilnehmers nutzen