Komplexe Regie: So arbeitet teambits für einen reibungslosen interaktiven Livestream

Große Events leben von interaktiven Elementen. Schon vor Corona fanden davon immer mehr digital statt – die haben dann oft wir bei teambits entworfen und ausgeführt. Das hat viele Vorteile, wie Fairness, Schnelligkeit, einfaches Handling und die vielseitige, schnelle Präsentation der Ergebnisse. Aktuell erfahren wir ein besonderes Interesse im Aufbau von virtuellen oder hybriden Veranstaltungen mit digitaler Interaktion.


Sascha

Wir haben mit unserem technischen Leiter Sascha darüber gesprochen, wie die Regie hinter so einem Event eigentlich aufgebaut ist. Und natürlich über die Gründe dafür, dass teambits in Live Events so klasse ist. Mehr über Livestreams mit teambits lesen Sie hier.

Sascha, Du bist bei teambits zuständig für die technische Leitung, Eventvorbereitung und -durchführung. Welche Events sind das?

„Vor Corona haben wir natürlich Events in großen Locations mit großen Teilnehmermengen begleitet, meist mehrere hundert oder mehrfach vierstellig! Zurzeit sieht das anders aus. Es gibt ja nun viele virtuelle und hybride Events. Da ist teambits noch viel spannender, denn wir schaffen eine sinnvolle Verbindung: Menschen können vor Ort wie eben von anderswo gleichwertig teilnehmen.“

Das heißt, hybride Events sind im Kommen?

„Richtig. Die letzten Veranstaltungen mit der Bundesumweltministerin waren zum Beispiel so aufgebaut, dass vor Ort 20 bis 30 Personen als echte Teilnehmer im Studio saßen. Und darüber hinaus hatten wir aus ganz Deutschland Teilnehmer remote dabei. Also eine hybride Veranstaltung.

Es gab aber auch virtuelle Veranstaltungen, wie die Diskussionsrunde mit dem Gesundheitsminister, da haben sich 1500 Teilnehmer eingeschaltet. Also das sind jetzt nur die, die auch teambits geöffnet hatten. Sicherlich hat man da noch mehr erreicht, die einfach nur zugeguckt haben.“

Kannst Du mal schildern, wie so eine Veranstaltung für Dich als technische Leitung von teambits funktioniert?

„Ich nehme jetzt mal meine letzte Veranstaltung in Berlin als Beispiel: Das Spannende an der Veranstaltung war, dass vor Ort aufgrund der Maßnahmen um Corona kein einziger Teilnehmer war. Es fand alles virtuell statt. Wir haben also wie in einem Fernsehstudio Live-Übertragungen vor Ort abgemischt und gestreamt. Die Regie saß in einem großen Saal im Hotel. Momentan mit viel Abstand zwischen den einzelnen Gewerken.

Aufbau vor Ort komplexe Regie

Die Gewerke, das sind die unterschiedlichen Aufgaben die im Rahmen einer solchen Produktion anfallen. Alle Veranstaltungstechniker vor Ort sind auf ihr Gewerk spezialisiert, sie sind zuständig für Licht, Ton und Video. Bis hierhin ist das ein normales Regie Setup. Darüber hinaus haben wir mehrere Greenscreen Boxen aufgebaut, für die Vorträge. Die Referenten präsentierten in diesen Boxen ihre Vorträge und wurden von der Technik freigestellt, „gekeyt“ nennt man das. Daraus wurde ein virtuelles Studio grafisch zusammengebaut. Daneben gab es noch Live-Schaltungen in kleinere Studios. Bei so einem Setup umfasst das Videoteam mehr Spezialisten als üblich. Neben den Kollegen, die sich um Kameraführung, Bildmischung und um die Signale aus den externen temporären Studios kümmern, haben sich auch einige speziell um die Bereitstellung des Streams gekümmert, der an uns übertragen wurde.

Die Gewerke besitzen eine gemeinsame technische Leitung, die sich um den Aufbau und den reibungslosen Ablauf der Technik vor Ort kümmert. Dazu wir von teambits, für die interaktiven Elemente zwischen Publikum und Moderation und Gästen. Das sind also bereits rund 20 aktive Leute in der Regie.

Wir sind über Kopfhörer alle mit der sogenannten „Intercom“ verbunden, das ist die Sprechverbindung in der Regie. Darüber können die Gewerke miteinander kommunizieren. Über die Intercom kommen auch die Anweisungen, die „Calls“. Vorn am Bildschirm sieht man dann das abgemischte Bild und auf einem anderen relevante Informationen wie den Regieplan.“

Also ist der Raum voll – das hört sich komplex an.

„Ja, das ist es auch. teambits bietet ja inzwischen auch Software as a Service an, also Pakete, die jeden instand setzen mit unserer Software umzugehen. Das gilt aber natürlich für ganz andere Einsätze und Anforderungen.

Die komplexen, regiegeführten Events, die sind unsere traditionelle Stärke, seit wir 2007 an den Markt kamen. Seitdem sammeln wir Erfahrung und verstehen das spezielle Ökosystem einer Live-Regie. Weil wir wissen, was gefordert ist, wann und wie und welche Herausforderungen auftreten können. Das möchte ich mal unter Softskills des Live-Events zusammenfassen.

Auf der anderen Seite gibt es da die Hardskills. Unser elaboriertes Tool, wir nennen es „Java Meeting Cockpit“, ist in der Lage Interaktionen auf Knopfdruck und live zu ändern. Neue Antwortoption rein oder raus, Wording ändern, eine andere Ergebnisanzeige, Countdown an/aus/kürzer/länger, schnell mal die Ergebnisse aus einem TextTool mit der Eingabemaske eines Votings verknüpfen und somit mit den eingesendeten Textbeiträgen weiterarbeiten… Das alles kann man live machen mit nur wenigen Klicks. Dass man dieses Tool nicht einfach jemandem in die Hand drücken kann, versteht sich von selbst.

Darum begleiten wir komplexe Veranstaltungen vor Ort. Das kann ein Kunde, der ein reines SaaS Produkt einsetzt, nicht leisten. Komplexe Regie mit teambits in Livestreams – das ist einfach besonders und auch einzigartig für uns. Da bewegt sich teambits weit weg von unseren Wettbewerbern Mentimeter und Slido beispielsweise.“

Die technische Regie ist also bereits komplex. Woanders muss aber noch eine inhaltliche Regie stattfinden – wenn es zum Beispiel um das Clustern der eingehenden Fragen geht, oder? Wie kann man sich das denn vorstellen, wenn so eine Frage eingetippt wird auf dem Teilnehmergerät – was passiert dann mit ihr?

„Das, was wir technisch vorbereiten, muss natürlich auch inhaltlich verarbeitet werden. Grob gesagt bringen wir die Fragen der Teilnehmer von deren Geräten in die Regie – dort werden sie verarbeitet.

In die Webseite des Veranstalters betten wir die teambits Fragemaske ein. Die Teilnehmer nutzen also die bekannte Seite oder eine spezielle Landingpage. Wenn ein Teilnehmer seine Frage eintippt, wird sie zu uns geschickt.

Grafik komplexe Regie mit teambits

Die Frage kommt also bei uns an und nun ist ein redaktionelles Team zuständig für das Sortieren und Clustern der Fragen. Die werden alle angesehen und geprüft – welchem Thema sie zuzuordnen sind, wie spannend ist die Frage für das Publikum und kann sie inhaltlich und im Zeitrahmen überhaupt beantwortet werden? Schließlich: Welche Fragen passen in die Runde und bieten eine abwechslungsreiche Diskussion? Die Fragen, die die Regie für die Moderation freigeben will, bearbeitet sie auch oft noch. Die werden zum Beispiel gekürzt oder einfacher formuliert.

Die Regie steuert insofern die Interaktion mit dem Publikum. Ausgewählte Fragen schaltet sie dann dem Moderator einzeln auf ein hierfür konfigurierbares Moderatoren-Tablet frei. Das sind dann die, die auch in der Runde gestellt werden und der Zuschauer bekommt eine direkte Antwort auf seine eben zuhause digital eingereichte Frage.

Wobei: Da gibt es eben auch mal ganz andere Anforderungen. Bei dem Livestream des Bundesumweltministeriums konnten alle Teilnehmenden den Fragen und Kommentaren im Stream folgen. Die Regie hat dann nur eingegriffen, wenn die Netiquette verletzt wurde. Parallel war teambits aber so konfiguriert, dass die Regieassistenz nicht nur die Präsentations-Ansicht für die Teilnehmer freigegeben hat, sondern auch die einzelnen Fragen an den Moderator. Jede Veranstaltung hat eben ein in sich stimmiges Konzept. Wir fügen teambits dann so ein, wie es sinnvoll ist.“

Du sprichst die Einbettung in die Webseitenstruktur Eurer Veranstalter an. Erfahrt Ihr, dass es da besondere Argumente für teambits gibt?

„Ja, genau. Das ist oft die Anforderung: Der Veranstalter möchte die Teilnehmer-Ansicht von teambits in der die Fragen eingegeben werden in eine Microsite oder Landingpage zusammen mit einem Streamingplayer einbetten. Dabei soll die Teilnehmer-Ansicht so customized sein, dass sie sich ohne Weiteres in das Design der Webseite des Veranstalters einfügt. Das können wir, und mit dem Argument haben wir uns schon gegen Wettbewerber durchgesetzt.“

Worauf kommt es im Livestream an, damit der Ablauf reibungslos funktioniert?

„Meiner Meinung nach geht es erstmal um die Flexibilität und Qualität der Software. Die stimmt einfach bei teambits. Wir sind wirklich stark in Live-Veranstaltungen. Wie gesagt, unser Java Meeting Cockpit ist wahnsinnig elaboriert. Die teambits Software ist so flexibel, weil wir sie eben über Jahre an die Bedürfnisse einer Regie angepasst haben.

Dann muss man so integriert arbeiten und auf Kundenwünsche so reagieren können, dass man nichts neu konfigurieren oder entwickeln muss. Dafür ist ja keine Zeit. Wir haben auch einfach viel Erfahrung und machen einige Veranstaltungen schon seit Jahren. Das ist natürlich ein Vorteil, wenn wir nicht nur die Aufgaben der Anderen in der Regie kennen, sondern wir uns auch persönlich schon einspielen konnten.

Schließlich ist es das Team, das hinter teambits steht. Einige von uns sind sehr eventerfahren, haben Ton- und Lichttechnik gelernt. Wir sind nicht nur allgemeine Informatiker und spezielle Webentwickler. Wir kennen die Gewerke, wissen wie alles ineinandergreift.“