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Anlegen und verwalten des Wählerverzeichnisses in der teambits Software

Der autorisierte Bediener der Software (bspw. der Wahlleiter oder die Wahlleiterin) hinterlegt in teambits eine Liste aller Teilnehmer:innen. Es gibt 2 Möglichkeiten diese Übersicht aller Teilnehmer:innen zu erstellen:

  1. Teilnehmende anlegen per Excel-Teilnehmerliste
  2. Teilnehmende im MCC anlegen im Tab Teilnehmer

1. Teilnehmende anlegen per Excel-Teilnehmerliste

Der schnellste Weg, ein Wählerverzeichnisses in teambits anzulegen, ist das Erstellen und Hochladen einer Excel-Teilnehmerliste. Dies empfiehlt sich besonders ab großen der Teilnehmerzahlen.

Beispiel einer Excel-Teilnehmerliste

In der Excel-Teilnehmerliste kann je Teilnehmer:in Folgendes definiert werden:

  • ID: Fortlaufende, eindeutige Zahl
  • Vor- und Nachname: Spaltenname "firstname" und "lastname" (die ehemaligen Spaltennamen "Vorname" und "Nachname" werden auch noch akzeptiert)
  • PIN: Eine persönliche Identifkationsnummer (PIN), ein Kennwort oder ein sonstiges, nur dem Teilnehmer bekanntes Merkmal zur Authentifikation
  • Für den Versand notwendigen Adressinformationen: E-Mail-Adressen oder Postanschrift
  • Evtl. Kategorie ("categorie"): Stimmberechtigung oder andere Gruppenzuordnung (Vorstand, Delegierte, Anwesenheitsberechtigte) Übrigens: teambits ermöglicht auch eine Übertragung der Stimmberechtigung.
  • Evtl. Stimmgewicht des Stimmberechtigten ("votingweight"): Hier wird selbiges als ganze Zahl definiert. Auch der frühere Spaltenname "Stimmgewicht" wird noch akzeptiert.
  • Evtl. Geschlecht

In der Teilnehmerliste Spalte "categories" teilen Sie die Teilnehmer*innen in Benutzergruppen ein. Wählen Sie Bezeichnungen, die in Ihren Kontext passen. (z.B. Stimmberechtigt, Vorstand, Delegierter, Ortsvorstand, Gast). Hier wird auch die Stimmberechtigung angegeben. Der Default-Wert ist "Stimmberechtigt". Personen, bei denen hier kein Wert gesetzt wurde, sind in der Wahl nicht stimmberechtigt und bekommen die Wahl-Abstimmung nicht angezeigt. Es können auch mehrere Werte mit Komma getrennt gesetzt werden (z.B. Delegierter, Ortsvorstand).

Hier ein Beispiel einer Teilnehmer-Liste für digitale Wahlen:

Excel Teilnehmerliste

Stimmgewichtung

teambits sieht vor, das Stimmgewicht in der Excel-Teilnehmerliste (in einer Spalte mit dem Namen "votingweight") als ganze Zahl zu hinterlegen. Die teambits-App entnimmt dieser Liste die Informationen und hinterlegt sie im System. Ändern sich zum Beispiel einzelne Stimmgewichte in Folge einer verabredeten Stimmrechtsübertragung, muss diese Liste entsprechend aktualisiert und erneut hochgeladen werden. Über die Zuordnung einer eindeutigen ID eines jeden Teilnehmenden, erkennt die App dann entsprechend die geänderten Parameter und aktualisiert den Wert im System.

Stimmt nun also ein Teilnehmender, der z.B. 10 Stimmen auf sich vereint, mit "ja" oder "nein", so wird das vom System so registriert, als ob 10 mal mit "ja" oder "nein" gestimmt worden wäre. Eine nochmalige Anmeldung ist nicht nötig und auch nicht möglich.

Als Zusatzleistung bietet teambits aber auch die Möglichkeit, dass ein Teilnehmender mehrfach abstimmen kann und jedes mal eine andere Option wählen kann.

Wie kommt die Teilnehmerliste als Wählerverzeichnis in teambits?

Sie können sich eine Excel-Teilnehmerliste als Vorlage herunterladen im MCC -> Tab Teilnehmer -> Button "Liste herunterladen". Hier sehen Sie, wie die Excel-Liste aufgebaut sein sollte. So können Sie die Teilnehmerliste für Ihre Veranstaltung selbst erstellen. Die fertig bearbeitete Liste können Sie im Tab "Teilnehmer" im MCC > Button "Liste hochladen" als Excel-Datei hochladen.

In älteren Versionen (< Version 8.1) können Sie die Liste über das Dropdown oben rechts hochladen: Dropdown > Menüpunkt „Inhalte“ > „Teilnehmer“ > „Excel Datei hochladen“ > Button „Live schalten“> mit „Ja“ bestätigen.


2. Teilnehmende im MCC einzeln anlegen im Tab Teilnehmer

Seit Version 8.1 verfügbar

Übersicht im Meeting Control Center (MCC)

teambits Teilnehmerliste MCC

Hier können Sie Teilnehmer:innen Ihrer Veranstaltung anlegen und Sie behalten eine klar strukturierte Übersicht.
Hier können Sie Teilnehmende:

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, jederzeit eine aktuelle Teilnehmerliste als Excel-oder CSV-Datei zu exportieren.

Dialog: Teilnehmer bearbeiten

teambits Teilnehmer bearbeiten

Im Dialog "Teilnehmer bearbeiten" erstellen und bearbeiten Sie verschiedene Eigenschaften der Teilnehmer:innen Ihrer Veranstaltung. Im Übrigen sind dies die gleichen Eigenschaften wie in der Excel-Teilnehmerliste "BEISPIEL EINER EXCEL-TEILNEHMERLISTE".

Login-Eigenschaften

In diesem Abschnitt werden die Eigenschaften angezeigt, die unter Allgemeine Infos > Informationen zur Teilnahme als Login-Zugangsdaten oder als Eigenschaften für die URL-basierte Authentifizierung konfiguriert sind.

Vordefiinierte Eigenschaften

Dieser Abschnitt beinhaltet Benutzereigenschaften, die oft genutzt werden oder eine besondere Bedeutung haben. Zum Beispiel: Name, Email-Adresse, Kategorie, Stimmgewicht oder Favorit.

Weitere Eigenschaften

In diesem Abschnitt können beliebige, weitere Eigenschaften konfiguriert werden. Wird der Name einer Eigenschaft geändert, die bereits für andere Teilnehmer:innen verwendet wird, wird einen neue Eigenschaft angelegt und der Wert für diesen Benutzer auf die neue Eigenschaft übertragen.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen und Hinweisen an support@teambits.de.

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Teilnehmer-Liste: anlegen und verwalten des Wählerverzeichnisses

Der autorisierte Bediener der Software (bspw. der Wahlleiter oder die Wahlleiterin) hinterlegt in teambits eine Teilnehmerliste. Diese Teilnehmerliste ist eine vorbereitete Excel-Datei, in der je Teilnehmer*In Folgendes definiert ist:

  • ID
  • Vor- und Nachname
  • Eine persönliche Identifkationsnummer (PIN), ein Kennwort oder ein sonstiges, nur dem Teilnehmer bekanntes Merkmal zur Authentifikation
  • Stimmberechtigung (teambits ermöglicht auch eine Übertragung der Stimmberechtigung)
  • Evtl. Stimmgewicht des Stimmberechtigten (falls satzungsbedingt verlangt)
  • Evtl. Geschlecht
  • Evtl. Kategorie

Hier ein Beispiel einer Teilnehmer-Liste für digitale Wahlen:
Excel Teilnehmerliste

In der Teilnehmer-Liste Spalte "categories" können verschiedene Kategorien definiert werden (z.B. Stimmberechtigt, Vorstand, Delegierte usw.). Hier wird auch die Stimmberechtigung angegeben. Der Default-Wert ist "Stimmberechtigt". Personen, bei denen dieser Wert nicht gesetzt wurde, sind in der Wahl nicht stimmberechtigt.

Wie kommt die Teilnehmer-Liste als Wählerverzeichnis in teambits?

Wir stellen Ihnen eine Vorlage zur Verfügung, in welcher Sie sehen, wie die Teilnehmerliste aufgebaut sein sollte. So können Sie die Teilnehmerliste selbst erstellen.
Die fertig bearbeitete Teilnehmerliste können Sie im Tab "Teilnehmer" (Teilnehmerverwaltung) im Meeting Control Center als Excel-Datei hochladen.

Stimmgewichtung

teambits sieht vor, das Stimmgewicht in der Teilnehmerliste (in einer Spalte mit dem Namen "votingweight") als ganze Zahl zu hinterlegen. Die teambits-App entnimmt dieser Liste die Informationen und hinterlegt sie im System. Ändern sich zum Beispiel einzelne Stimmgewichte in Folge einer verabredeten Stimmrechtsübertragung, muss diese Liste entsprechend aktualisiert und erneut hochgeladen werden. Über die Zuordnung einer eindeutigen ID eines jeden Teilnehmenden, erkennt die App dann entsprechend die geänderten Parameter und aktualisiert den Wert im System.

Stimmt nun also ein Teilnehmender, der z.B. 10 Stimmen auf sich vereint, mit "ja" oder "nein", so wird das vom System so registriert, als ob 10 mal mit "ja" oder "nein" gestimmt worden wäre. Eine nochmalige Anmeldung ist nicht nötig und auch nicht möglich.

Als Zusatzleistung bietet teambits aber auch die Möglichkeit, dass ein Teilnehmender mehrfach abstimmen kann und jedes mal eine andere Option wählen kann.

Support

Bitte wenden Sie sich bei Fragen und Hinweisen an support@teambits.de.