Digitalisiertes World Café mit 200 Teilnehmern anlässlich eines medizinischen Fachkongresses

Auf der Suche nach Eventkonzepten mit interaktiven Erzählformen steht bei Eventplanern aktuell das Format „World Café“ hoch im Kurs. Das Format zählt zu den jüngsten Organisationskonferenzformaten und setzt auf die Arbeit in Tischgruppen. Dank Digitalisierung sind mehrere Hundert Teilnehmer möglich. Jüngstes Beispiel ist der von teambits zum wiederholten Male digitalisierte Landeskongress Gesundheit Baden-Württemberg.

Gegenstand des Kongresses war die digitale Transformation in den medizinischen Versorgungseinrichtungen. Ob Interaktion während der Impulsvorträge in Form von Q&A oder Abstimmungen zu Fragen der Erstversorgung von Patienten, die Aktivierung der Teilnehmer per Smartphone bestimmte den Tag und erzeugte partizipative, gemeinsame Erlebnisse und Ergebnisse. teambits lieferte Konzept, Beratung, technische Umsetzung und auf den Kunden zugeschnittene („custom made“) Interaktionen aus eigenem Haus.

Digitales World Café

Neben Interaktionen im Plenum setzten die Veranstalter auf das von teambits digitalisierte World Café. Der Vorteil eines World Cafés besteht darin, die Teilnehmer durch einen regelmäßigen Wechsel von Tischgruppenteilnehmern einen „Mitdenker-Wechsel“ herbeizuführen, der auf die Teilnehmer anregend wirkt und immer wieder neue Perspektiven einbringt. Das mit teambits:interactive digitalisierte World Café ist in dieser Form am Markt einmalig und exakt auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe anpassbar. Es stärkt die Rolle der Tischgruppenmoderatoren und löst insbesondere die bei allen World Cafés virulente Herausforderung, eine saubere Notation der in den Tischgruppen erarbeiteten Ergebnisse sicherzustellen und diese unmittelbar im Anschluss digital als Protokoll aufbereiten und versenden zu können.

Amortisation

Die Aktivierung durch Interaktionen und die Dokumentation ist für die Veranstalter nicht nur im Hinblick auf ihre Veranstaltungsteilnehmer relevant. Die durch Interaktionen erzeugte, sehr hohe  Wertschätzung aller Beteiligten lässt sich auf das Engagement der die Veranstaltung tragenden Sponsoren übertragen. Dies in Verbindung mit der umfassenden digitalen Dokumentation der gesamten Veranstaltung sichert den Veranstaltern sowohl das Interesse der Teilnehmer, auch im Folgejahr teilzunehmen, als auch die Bereitschaft der Sponsoren, sich auch in der Folgeveranstaltung als Co- Gastgeber zu präsentieren.


Bilder: Teilnehmer Diskutieren am 26.01.2018 in Stuttgart beim im Landeskongress Gesundheit im Rahmen der Messe MEDIZIN beim Word Café. Bildrechte: Messe Stuttgart

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