Digitalisieren Sie Ihre Versammlungen mit teambits!

Mitgliederversammlungen von Vereinen, Verbänden, Parteien oder Gewerkschaften sind nicht nur ein Erfordernis ihrer Satzungen zur Legitimation der Organisation. Sie spielen auch für die Gewinnung und Bindung von Mitgliedern eine zentrale Rolle. Versammlungen attraktiv zu gestalten ist deshalb schon immer ein zentraler Baustein im Kommunikationsmix der Organisationsentwicklung. Unter dem Eindruck der Pandemie eröffnet der Sportbund Rheinland-Pfalz seinen über 8000 Sportvereinen kostenlos die Möglichkeit, ihr Versammlungswesen mithilfe der teambits Software zu modernisieren.

teambits bietet eine Nutzungslizenz, die der ganzen Organisationseinheit beliebig viele Versammlungen ermöglicht – kostengünstig und unabhängig von Veranstaltungshäufigkeit und Teilnehmergröße. Die Vorteile für die Organisation und Mitglieder sind offensichtlich: höhere Teilnahmequote, niedrigschwellige Teilhabe, optimierte Arbeitsprozesse, höhere Motivation und Förderung neuer Denkansätze. Wie Sie nun eine digitale Versammlung umsetzen, erfahren Sie hier.

Überzeugen Sie sich von den vielen Vorteilen digitaler Versammlungen!

Eine Auswahl guter Gründe für die Digitalisierung Ihrer Veranstaltungsformate:
  • die vereinfachte Teilnahme durch örtliche und zeitliche Flexibilität und eine höhere Teilnahmequote
  • die niedrigschwellige Teilhabe an interaktiver Zusammenarbeit, z.B. durch…
  •   → die Chatfunktion,

      → eine gesteuerte Gruppenbildung infolge der Zuweisung in Breakout-Sessions & den Vorteil einer kleineren Arbeitsgruppe

      → einen geschützten Raum für den Meinungsaustausch mit der Möglichkeit anonym über Fragen und Themen abzustimmen

  • ein optimierter Arbeitsprozess durch die schnellere, digitale Verarbeitung sowie Zugänglichkeit Ihrer Ergebnisse, mehr Redebeiträge und umfangreichere Arbeitsergebnisse
  • die höhere Motivation und Förderung neuer Denkansätze durch den Einsatz kreativer Arbeitstools im Team als auch die direkte Einsicht in die gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse

 

Eine Lizenz für alle Veranstaltungen

Seit 2008 ist teambits ein erfahrener Software-Dienstleister für Moderation und Wahlen im Verbände- und Veranstaltungswesen. Als deutsches Unternehmen statten wir eine ganze Organisation mit der notwendigen Infrastruktur aus und bieten satzungs- und DSGVO-konforme digitale Veranstaltungen. Besonders wichtig: Die einfache Handhabung der Software. Bei großen und komplexen Settings steht jedoch teambits als technischer Ansprechpartner in Planung und Durchführung gerne zur Verfügung.

teambits erkennt die Wichtigkeit und den Beitrag digitaler Veranstaltungsformate für die Teilhabe und Interaktion der Teilnehmenden. Aus diesem Grund bieten wir eine Nutzungslizenz, die der gesamten Organisationseinheit beliebig viele digitale Veranstaltungen ermöglicht – unabhängig von den üblichen Preisfaktoren der Veranstaltungszahl und Teilnehmergröße. So kann eine ehemals kostspielige Software-Lösung preiswert erworben werden.

 

Landessportbund Rheinland-Pfalz hat bereits erfolgreich digitalisiert

Das sagt der Kunde:

„Trotz der einfachen Handhabung ist teambits ein leistungsstarkes Werkzeug, das mit vielen Funktionen den Vereinen die Arbeit erleichtert. So können mit dem Abstimmungs-Modul geheime oder personalisierte Wahlen durchgeführt werden, deren Ergebnis sofort abrufbar, mit anschaulichen Charts dargestellt werden und somit transparent ist.“
Sportbund Rheinhessen

Mit drei Standorten und über 6000 Vereinen ist der Landessportbund Rheinland-Pfalz ein beispielhafter Fall gelungener, digitaler Mitgliederversammlungen. Mit einer teambits-Jahreslizenz hat der Landessportbund die Vorteile des Lizenzmodells erkannt und bereits mehrere digitale Veranstaltungen, darunter digitale Mitgliederversammlungen, erfolgreich durchgeführt. Der Standort Sportbund Rheinhessen hat für die erfolgreiche Umsetzung digitaler Mitgliederversammlungen einen Leitfaden veröffentlicht, dessen Inhalte wir zur Orientierung hier kurz vorstellen.

Rahmenbedingungen

Voraussetzung ist, die bestehenden Tagungsabläufe und Regiepläne den notwendigen technischen Anforderungen anzupassen, z.B. der Einbezug einer technischen Regie. Eine weitere Bedingung ist die Bestimmung des inhaltlichen Fokus und der Rahmengrößen (z.B. Teilnehmerzahl und Eigenschaften der Veranstaltung). Mithilfe dieser Anhaltspunkte kann ein passendes Veranstaltungsformat ausgewählt werden, sei es ein Live-Stream für große Veranstaltungen oder kleine Konferenzen via Videomeeting. Mit der Auswahl des passenden Veranstaltungsformats ergeben sich dann die Aufgaben für die Teilnehmenden (z.B. aktive Teilnehmende oder Zuschauende) sowie der Aufwand der technischen Vorbereitung.

Konzeption

Ein klares Anforderungsprofil:
  • Um welche Art von Veranstaltung handelt es sich?
  •   → Wahlen, Vortrag, Networking?

  • Wie viele Teilnehmende und welche Teilnehmertypen sind zu erwarten?
  •   → Großveranstaltung oder kleine Gruppe? Aktive Teilnehmende oder Zuschauer:innen? Teilnehmende mit speziellen Bedarfen?

  • Wie sieht die Kommunikation zwischen Teilnehmenden und Veranstaltenden aus?
  •   → Welches Veranstaltungs- und Interaktionsformat?

  • Welche satzungsrelevanten Regelungen existieren und sind digital einzubinden?
  •   → Wann und in welcher Form wird die Versammlung angekündigt? Wer leitet die Versammlung und welche Regeln gelten dabei für die Versammlungsleitung? Ab wann ist die Versammlung beschlussfähig? usw. (Zu empfehlen: Absprache mit Verbands-/Vereinsjurist:in)

 

Die Veranstaltungsgröße als besonderer Einflussfaktor:
  • Veranstaltungsformat
  •   → Live-Stream für große Veranstaltungen oder Konferenzen via Videokonferenz?

  • Aufwand
  •   → große Veranstaltungen brauchen mehr Mitarbeiter:innen und technische Unterstützung

      → Zu empfehlen: Erstellung eines Regie-/Ablaufplans, um Anforderungen und Risiken einzuplanen

  • Budget
  •   → Kleinere Veranstaltungen können meist selbstständig durchgeführt werden, größere Veranstaltungen bedürfen ggf. spezieller Expertise

  • Tool
  •   → Einige Tools berechnen nach Teilnehmerzahl, sodass eine Zugangsberechtigung für Teilnehmende der Veranstaltung eingerichtet werden sollte

  • Internetbandbreite
  •   → Mit der Teilnehmergröße wächst die notwendige Internetbandbreite

 

Die technische Ausstattung für einen reibungslosen Ablauf:
  • Klärung des technischen Hilfebedarfs (inkl. Equipment)
  • Sicherstellung einer Betreuung des Veranstaltungs- und Interaktionsformates (z.B. mithilfe von Kolleg:innen)
  • Verfügbarkeit von internem Technikpersonal
  • Verfügbarkeit einer Technik-Hotline (vor und während der Veranstaltung – z.B. betreut von Kolleg:innen)
  • Hinzuziehen von Expert:innen bei großen, komplexen Veranstaltungen (z.B. Personenwahl)

 

Weitere interessante Details zu den verschiedenen Typen von Veranstaltungsformaten und digitalen Interaktionen finden Sie im Leitfaden des Sportbund Rheinhessen ausführlich beschrieben. Des Weiteren werden Tipps zum Einladungsmanagement mit an die Hand gegeben sowie ein Beispiel für ein Anforderungsprofil dargestellt. Mit dieser Planungsvorlage sollte die Umsetzung Ihrer digitalen Veranstaltung einfacher zu organisieren sein!

Bei Fragen und Problemen zur teambits-Lizenz und Umsetzung Ihrer Veranstaltungen helfen wir Ihnen gerne weiter!

 

Weiterführende Links

  • Digitale Mitgliederversammlung mit teambits beim Sportbund Rheinhessen:

https://sportbund-rheinhessen.de/digitale-mitgliederversammlung/

  • Leitfaden Digitale Mitgliederversammlungen:

https://cdn.dosb.de/UEber_uns/Leitfaden_Digitale_Mitgliederversammlungen.pdf