Digitale Messekontakterfassung: Mit teambits unabhängig von der Qualität der Internetverbindung

Nirgends ist die Gesprächsbereitschaft bei der Kundenakquise höher als auf Messen. Das Ziel eines jeden Messeausstellers: Leads. Wer im Gespräch bleiben möchte, macht sich während des Gesprächs Notizen zu den Wünschen des Gegenübers, schreibt erste gemeinsame Ideen auf und sichert einmal ausgetauschte Kontaktdaten.

Der Messekontaktbogen ist deshalb das Arbeitspferd jeder Messeteilnahme. Er dient nicht nur der systematischen Erfassung von Daten, sondern – viel wichtiger noch – als Gesprächsleitfaden und Ankerpunkt einer Konversation. Vor allem, wenn er gut gemacht ist. Nicht zuletzt ist er auch das Messinstrument der Vertriebssteuerung und liefert wichtige KPI.

Auf Messen ins Gespräch kommen – und bleiben

Papierlose Lead-Erfassung ist einfach. Vor allem ist sie schnell. Hängt die Verzögerung beim Nachfassen nach der Messe mit der Erfassung auf Papier zusammen, ermöglicht die digitale Gesprächsnotiz die Kontaktaufnahme nach der Messe in Echtzeit. Das erste Hallo auf LinkedIn oder XING, gefolgt von versprochenen Unterlagen per Email oder dem freundlichen Telefonat ein paar Tage später: Eine Frage des raschen Zugriffs auf erhobene Daten. Die Digitalisierung des Messekontaktbogens unterstützt die konsequente Nachbearbeitung ohne Zeitverluste.

Kontaktdaten erfassen Sie per Fragebogen auf einem Tablet oder gleich digital via Scan des Besucherausweises. Optional ergänzt mit einem spontanen Foto der Visitenkarte. Zusammen mit Notizen zum Messegespräch exportieren Sie schließlich alles unkompliziert in Ihr Kundenbeziehungsmanagement-System (CRM-System). Sofort kann Ihr Vertriebsteam in Aktion treten und aus einem losen Messekontakt einen Kunden machen.

Elektronischer Austausch von Daten durch die Messe selbst

Manche Messeveranstalter bieten ihren Ausstellern an, die bei der Ticketbuchung erhobenen Besucherdaten elektronisch bereitzustellen. Zum Beispiel, indem der Aussteller den am Umhängeband getragenen Besucherausweis scannt. Jedoch: Messen lassen sich diesen Service gut bezahlen. Als Aussteller steht man also vor der Entscheidung, ob man die Messelösung kauft oder eine eigene Lösung mitbringt. Spätestens hier stellt sich die Frage, ob die bereitgestellte Infrastruktur die notwendige Anpassbarkeit und austauschbare Datenformate stellt. Zumal: Zu welchem Aufpreis?

Naheliegend ist die Überlegung, das eigene CRM unmittelbar auf der Messe zu nutzen. Doch die meisten CRM-Systeme benötigen hierfür zuverlässige Internet-Verbindungen, teils mit der Möglichkeit der Aufrechterhaltung von VPN-Tunneln und anderer Sicherheitsmerkmale.

Mit teambits:interactive haben Sie die Möglichkeit, die digitale Messekontakterfassung ganz auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen und sich sowohl von der Messe als auch von der Erreichbarkeit Ihres CRM-Systems unabhängig zu machen. Denn teambits:interactive ist unabhängig von der Qualität der Internetverbindung vor Ort nutzbar.

Messeleads erfassen im Fragebogenmodus von teambits:interactive

Event-Agenturen und Event-Verantwortliche in Unternehmen nutzen die für Live-Events entwickelte Software teambits:interactive seit geraumer Zeit nicht nur in Veranstaltungen zur Beteiligung des Publikums, sondern auch bei Roadshows und Messen.

Deshalb bietet teambits seit der Version 7.3 die Möglichkeit, beim anlegen eines Ablaufscripts zwischen den Modi „Live-Interaktion“ und „Fragebogen“ zu wählen.

Im Interaktionsmodus initiiert der/die Moderator/in die Frage an das Publikum und greift das vom Publikum gelieferte Material punktuell auf. Im Fragebogenmodus arbeitet der/die Teilnehmer/in alle Interaktionen nacheinander ab, so wie Sie es von papiernen Fragebögen kennen.

Auf einer Messe ist der Fragebogenmodus besonders praktisch. Das Standpersonal öffnet die teambits:interactive WebApp im Browser eines Smartphones, Tablets oder Notebooks und führt im Fragebogenmodus die vorbereiteten Interviews. Der Clou: Die Datenerhebung kann durch die Multi-Event-Struktur und dank Personalisierungsmöglichkeiten sogar einzelnen Mitarbeitern des Standpersonals zugeordnet werden. Darüber hinaus besteht jederzeit die Möglichkeit, Exponate mit Einzelinteraktionen zu verknüpfen. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, die auf großen Messestände beliebten Foren live digital zu moderieren. Das ist besonders charmant, seitdem „silent speaker“ und „silent conference“-Systeme gerade auf Messeständen auf dem Vormarsch sind.

So geht’s! Messekontaktbogen bearbeiten und exportieren

teambits:interactive stellt Ihren Messekontaktbogen auf beliebigen Endgeräten zur Verfügung. Sie können alle am Messestand vorhandenen Devices einsetzen – Notebooks, Smartphones oder Tablets. Ohne hierfür eine extra Software zu installieren.

Daten können sicher erhoben werden, auch ohne eine stabile Internetverbindung. Der Cache des Geräts speichert erhobene Daten, bis eine ausreichende Internetverbindung für die Übertragung besteht. Gerade in Messehallen unschlagbar. Die im Messekontaktbogen erfassten Daten können dann optional mit einem Bild ergänzt werden. Das kann ein Foto der Visitenkarte des Kontakts sein, oder aber auch ein gemeinsames Selfie.

Wer möchte – um etwa über die direkte Kontaktaufnahme hinaus gleich eine Einwilligung zum Newsletterempfang einzuholen – kann die Verwendung der persönlichen Daten durch die/den Befragte/n autorisieren lassen und dies dokumentieren.

Bleibt als letzter Schritt die CRM-Integration. teambits:interactive als Export CSV- oder Excel-Dateien zur Verfügung, die sich ohne weiteres in jedes CRM-System importieren lassen. teambits stellt, wenn gewünscht, auch XML-basierte Austauschformate bereit – für einen bruchlosen Datenimport in jedes andere nachgelagerte System.

Und sollte der Fall eintreten, dass der gewählte Veranstaltungsort überhaupt keine Internetverbindung zulässt, bietet teambits noch immer die Möglichkeit auch den Server direkt on-site zu betreiben. Verfügt der Stand über eigenes WLAN, betreiben Sie das gesamte System dann vollkommen autark ohne Internet.

Den Messekonktaktbogen mit teambits:interactive anlegen: einfach, digital, praktisch

Mit der teambits:interactive EventApp realisieren Sie diverse interaktive Veranstaltungen. Und Sie haben sie dabei für den flexiblen Einsatz auf der nächsten Messe – für die Erfassung Ihrer Messekontakte.

teambits:interactive bietet im Messe- und Roadshow-Kontext gleich mehrere Vorteile:

  • Flexible Nutzung vorhandener Endgeräte für die Erhebung
  • Bekannte Benutzeroberfläche erleichtert die Einarbeitung in die digitale Messelead-Erfassung
  • Funktioniert auch offline
  • Fotofunktion für Anhänge via Bild
  • Option für Zuordnung der Leads zum erhebenden Personal
  • Erfassung der Einwilligung nach DSGVO für weitere Nutzung der Daten möglich
  • Automatische CRM-Integration für CSV, Excel oder XML-basierte Formate
  • Ermöglicht eine standspezifische IT-Infrastruktur