Breite Verfügbarkeit preiswerter Software für Moderation und Wahlen transformiert das Versammlungs- und Tagungswesen

Vortrag am 29. September 2021 auf dem verbaende.com-INFOTAG „Event & Technik“
Referent Florian Dieckmann, teambits GmbH

Zum verbaende.com-INFOTAG

teambits ist bereits seit 2008 ein verlässlicher Software-Dienstleister für Moderation und Wahlen im Verbände- und Veranstaltungswesen. Als deutsches Unternehmen beschäftigt teambits eigene Software-Entwickler und stellt die Software auf deutschen Servern sowie in der Serverstruktur der Kund:innen zur Verfügung. teambits versorgt eine ganze Organisation mit der notwendigen Infrastruktur und bietet satzungs- und DSGVO-konforme digitale Veranstaltungen. Die Anwendung ist einfach, intuitiv und sicher und für jedermann zu bedienen. Dabei werden Kund:innen nah und zuverlässig im Prozess begleitet. Auf diese Weise beantwortet teambits den Bedarf der Organisationen Veranstaltungen zu digitalisieren und vermittelt gleichzeitig eine ehemals kostenaufwendige Lösung auf preiswertem Niveau.

Die Entwicklungen in Technik und Hardware haben insbesondere in den letzten zehn Jahren rasant zugenommen. Somit ist auch die Erwartungshaltung der Verbandsmitglieder an ihre Versammlungen gestiegen. Mit der Corona-Pandemie sind Home-Office und Videokonferenzen in den Fokus gerückt. Diese neuen Anforderungen gilt es aufzugreifen. Doch digitale Veranstaltungen bedeuten weit mehr als nur audiovisuelle Übertragungen. teambits versteht die Digitalisierung von Veranstaltungen als eine Chance für Organisationen produktiver und effizienter zu arbeiten: Mehr Informationen werden so in kürzerer Zeit verarbeitet. Mit diesem Verständnis können, auch nach der Corona-Pandemie und neben reinen Videokonferenzen, digitale Inhalte und Tools sowie Streaming in Präsenzveranstaltungen eingebunden werden.

Bei teambits stehen die Teilnehmenden der Veranstaltung im Mittelpunkt. Mit den teambits Tools, wie z.B. Befragungen, soll eine aktive Teilhabe ermöglicht werden. Aus Wortmeldungen werden Ideen gesammelt und Meinungsbilder erzeugt – So kommen Teilnehmende zu Wort, ohne unbedingt als Einzelne(r) hervortreten zu müssen. Die aufschlussreichen Daten können dann auch im Nachhinein für weitere Zwecke der jeweiligen Organisation verwendet werden.

teambits Lizenzmodell

Trotz der erheblichen Vorteile scheitert die tatsächliche Umsetzung einer digitalen Veranstaltung oft am Kostenfaktor. Diese Sorgen sind jedoch unbegründet. teambits hat den Anspruch, dass das Budget nicht den Einsatz limitiert. Mit der Bepreisung der Lizenz pro Organisation, sprich unabhängig von der Anzahl an Teilnehmenden und Veranstaltungen, werden digitale Veranstaltungen leistbar. Durch die einfache Handhabung der Software entfallen ebenso Kosten für zusätzliches Personal, das sonst für die Konfiguration und Anwendung der Software zuständig ist. Auch mögliche Reise- und Unterbringungskosten werden bei virtuellen Veranstaltungen eingespart sowie eine Zeitersparnis durch vermehrt interaktives Arbeiten kann Kosten senken.

Die IG Metall sowie der Landessportbund Rheinland-Pfalz sind Vorzeigebeispiele für gelungene Umsetzungen digitaler Veranstaltungen. Mit 170 Geschäftsstellen hat die IG Metall eine Instanz, die für alle untergeordnete Einheiten verfügbar ist. Für jede Einheit werden ausgewählte Nutzer:innen autorisiert. Diese Nutzer:innen organisieren Veranstaltungen unabhängig und wenden die Software eigenständig an. Falls gewünscht, können Zusatzleistungen regional eingekauft werden.

IGM Business Case

Auch der Landessportbund Rheinland-Pfalz mit über 6000 Vereinen hat die Vorteile dieses Lizenzmodells erkannt und kann nun beliebig viele digitale Mitgliederversammlungen, Vorstandwahlen und ähnliche Veranstaltungen unkompliziert durchführen.