Am 25. Januar 2011 fand in der Online-Community Digitale Moderation ein Virtuelles World Café zum Thema „Einführung von Web-Meetings für die Kommunikation in Unternehmen“ statt.

Was ist ein „Virtuelles World Café?“

Als Präsenzmethode für Großgruppen hat sich das „World Café“ in den letzten 5 Jahren aus den USA kommend auch im deutschsprachigen Raum etabliert. Die Teilnehmer setzen sich in kleinen Runden an Bistrotischen zusammen und arbeiten in entspannter Atmosphäre. Sie diskutieren vorgegebene Fragen, tauschen Ideen aus und vernetzen sich in immer wieder wechselnden Konstellationen.

Das Ziel eines „World Cafés“ ist in erster Linie der Austausch von Ideen, Erfahrungen und Sichtweisen und weniger die Erarbeitung konkreter Arbeitsergebnisse zum Thema der Veranstaltung.

Mit dem „Virtuellen World Café“ hatten die Web-Moderatorin Katja Königstein und Dr. Peter Tandler die Idee, dieses erfolgreiche Großgruppenverfahren als Online-Grußgruppenmethode zu erproben. Die Umsetzung erfolgte zusammen mit Regine Schmid, die als Projektassistenz ein waches Aufge auf alles Organisatorische hatte. Die Bistrotische des „World Cafés“ wurden in der Online-Variante durch Gruppenräume ersetzt und den Kaffee mussten sich die Teilnehmer selbst kochen – aber sonst lief alles wie in der Präsenzversion. Nach einer Einführung im Plenum verteilten sich die Teilnehmer in Gruppenräume, wo jeweils ein Gastgeber 5 Gäste empfing. Diese diskutierten 20 Minuten lang eine vorgegebene Frage und schrieben die Ideen, Erfahrungen und Sichtweisen direkt digital auf die „virtuelle Tischdecke“. Dann wurden die Gruppen neu gemischt und der Austausch ging mit neuen Gesprächspartnern weiter. Nur der Gastgeber blieb in seinem virtuellen Gruppenraum und empfing die neuen Gäste, um mit ihnen weiter zu diskutieren. Ziel des Virtuellen World Cafés war vor allem die Vernetzung der Teilnehmer sowie der Austausch von Ideen und Erfahrungen.

Als Web-Conferencing-Lösung wurde vitero ausgewählt, da dort für die Teilnehmer ein Raumgefühl im virtuellen Raum entsteht, das sehr dicht an die Stimmung bei einem „echten“ World Café heran kommt.

Ergebniszusammenfassung

In dem Virtuellen World Café hatten wir drei aufeinanderfolgende Runden mit unterschiedlichen Fragestellungen:

  • Runde 1: Wozu nutzten Sie Web-Meetings bereits erfolgreich?
  • Runde 2: Was sind bzw. waren die größten Herausforderungen bei der Einführung von Web-Meeting?
  • Runde 3: Welche Unterstützung würden Sie sich bei der Einführung und Nutzung von Web-Meetings wünschen?

Runde 1: Wozu nutzten Sie Web-Meetings bereits erfolgreich?

Web-Meeting-Nutzung lässt sich gliedern in:

Teamarbeit allgemein und Projektteamarbeit

  • Team-Meetings unterschiedlicher Größe in dezentralen Unternehmen (national oder international) oder mit externen Teammitgliedern
  • Als Teil des Projektmanagements / zur Einweisung neuer Mitarbeiter / Unterstützung von Telefoninterviews

Wissensvermittlung

  • Präsenzseminare vor- und nachbereiten, z.B. Erwartungsabfragen
  • Onlineseminare
  • Erfahrungsaustausch (spontan oder organisierte „Erfa-Gruppe“)
  • Wissensmanagement in Unternehmen

Marketing

  • Lead-Generierung (Kontaktanbahnung)
  • Kontaktpflege
  • Produktpräsentationen

Runde 2: Was sind bzw. waren die größten Herausforderungen bei der Einführung von Web-Meeting?

Technik

  • Funktionierende Software
  • Geringe/schwankende Bandbreiten bei Teilnehmern (in Afrika, Asien oder ländlichem Raum in Europa)

Akzeptanz

  • „Start small and grow“ – nicht gleich eine Vorstandssitzung per Web-Meeting abhalten
  • Alle Ebenen des Unternehmens (z. B. mit positiven Beispielen) überzeugen, mindestens Akzeptanz fördern
  • Akzeptanz virtueller Meetings als vollwertige Zusammenkunft schaffen
  • Akzeptanz für die Investition schaffen (Software, Schulung usw.) < = > Invest muss schnell Nutzen liefern
  • Veränderungsmanagement ist unerlässlich
  • Toleranz fördern gegenüber Schwächen, z.B. VoIP-Qualität

Methodik

  • Technik- / Multimedia-Kompetenz
  • Virtuelle = digitale Kommunikation und Moderation = ungewohnt für Teilnehmer und Moderatoren (s. Veränderungsmanagement)
  • Medienbrüche bewältigen
  • Ausreichend Vorbereitungszeit fürs Meeting einplanen
  • Sensibilität für veränderte Kommunikations-/Moderationssituation

Runde 3: Welche Unterstützung würden Sie sich bei der Einführung und Nutzung von Web-Meetings wünschen?

  • Für Meetingveranstalter: Personelle und persönliche Unterstützung bis hin zu Training (z. B. Moderationstechniken) und Coaching durch externe Dienstleister
  • Für Meetingveranstalter: Überblick über die Merkmale unterschiedlicher Online-Meetingräume erhalten.
  • Unter Meetingveranstaltern Erfahrungsaustausch – „Über die Schulter schauen“ - Didaktik
  • Literatur
  • Für Führungskräfte (die sich nicht intensiv einarbeiten können / wollen) Assistenz anbieten
  • Von Personalabteilungen generell mehr Unterstützung bei Online-Meetings

Abschluss-Feedback

Hier noch das „Blitzlicht“ vom Schluss